München (EV-A) – Der digitale Wandel ist in aller Munde. Überall wird geprüft, ob Geschäftsprozesse durch höhere Automation und digitalen Workflow mit geringeren Kosten darzustellen sind. Dies betrifft neben betriebsinternen Prozessen vor allem auch den Austausch von Informationen zwischen Unternehmen.
Auf längere Sicht geht es nicht nur darum, Angebote, Bestellungen oder Rechnungen als Email oder als PDF zu verschicken, sondern die Beziehungen zwischen den Geschäftspartnern direkt so zu verzahnen, dass für beiden Seiten der Geschäftsbeziehung ein Mehrwert bzw. eine Kostenersparnis entsteht.

Lösungen für maschinenlesbare Datenaustauschformate wie z.B. nach gängigen EDI-Standards haben auf Grund der notwendigen Investitionen bisher nur dort Einzug gehalten, wo standardisierte Produkte in hoher Zahl bewegt werden.

RSK-Anwender berichten, dass ihre Auftraggeber vermehrt den Rechnungsversand per PDF nachfragen. Was zunächst vielleicht nur nach der Ablösung papiergebundener Dokumente klingt, dürfte eher der Anfang einer weitergehenden digitalen Vernetzung sein. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat unter dem Namen ZUGFeRD ein einheitliches Rechnungsdatenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch entwickelt. RSK-Software wird optional das ZUGFeRD-Format für den digitalen Rechnungsversand unterstützen.
Elektronische Rechnungen können damit im System des Rechnungsempfängers mit weniger Bearbeitungsaufwand direkt verarbeitet werden. Rechnungsprüfung und Zahlungsvorgänge verschlanken sich, da manuelle Datenübernahme und mögliche fehlerhafte Erfassung entfallen.
Der Versender von elektronischen Rechnungen spart Material- und Portokosten und gewinnt Zeit.

Da vermutlich auch in Zukunft nicht alle Kunden die Rechnung digital erhalten möchten, bietet RSK-Software die Möglichkeit, die Art der Rechnungserstellung im CRM-System zu konfigurieren.
Der Anwender muss sich also bei der Rechnungsstellung nicht mehr kümmern, ob der Kunde die Rechnung als PDF oder als gedrucktes Dokument erhalten möchte.
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Hubert Höger
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Über die datamedia:

datamedia GmbH, der Hersteller von RSK-Software, liefert seit über 30 Jahren verlässliche Branchensoftware für die grafischen Betriebe. Als spezialisiertes Systemhaus für die grafische Branche stellt die datamedia GmbH die Optimierung der Geschäftsprozesse in der Verwaltung, einhergehend mit einer Steigerung der Wirtschaftlichkeit und eine konsequente Kostenkontrolle der Produktion in den Fokus ihrer Beratungstätigkeit.